【仕事術講座】コミュニケーション能力を高めよう。”言葉の定義を確認する”

もっと仕事ができるようになれば給料も上がるし毎日楽しく働けるのにな〜
ビジネススキルUPして良い企業に就職・転職したい！
でもどうやったら仕事できるようになるかわからない・・・・

こんな風に思っている方結構いるんじゃないでしょうか？
このシリーズはそんな仕事できるようになりたい人にサムライくんがこれまでに学んだ
仕事で結果を出すためのエッセンスを少しずつ紹介していきます

サムライくんの自己紹介

お前誰やねん。
そんな声も聞こえてきそうなので、プチ自慢も入りますがサムライくんの
簡単自己紹介ビジネス編です。

新卒入社した大手人材会社で営業全国1位を3年連続獲得
同期の中でも最速で出世をしていき最年少マネージャーとして組織をマネージメント。
その後、外資系企業に転職。
転職先ではグローバルの年間営業成績TOP5%に入り全社表彰される。
営業で成果をだしたり、爆速で組織の階段を登っていく中で営業で成果を出す中で仕事ができる人とそうでない人の違いとか仕事で成果を残す考え方とかを学んできました。その学んだことをちょっとずつ記事にしていきます。

コミュニケーション能力を高めよう “言葉の定義を確認する”

さて、今日のテーマはこれです！

コミュニケーション能力を高めよう
〜言葉の定義を確認する〜

こんな経験をされた方多いんじゃないでしょうか？

・会議でどうも参加者と話が噛み合わない
・友人や奥さんに「飲み物買ってきて」とお願いしたらコーヒー飲みたかったのにお茶買ってきた。

結論ですが、こういった悩みは「言葉の定義」を確認すれば解決します。

日本の場合ですと、暗黙の了解だとかそれくらい言わなくてもわかるでしょ。といった形で言葉の定義を確認せずに会話を続けるケースが多いように感じます。

言葉の定義を確認しないままコミュニケーションを続けていくとどうなるのか。
プライベートの場面であればあまり大きな問題にはならないと思いますが
限られた時間の中で結果を出すことが求められるビジネスの現場ではそうはいきません。

お互いに〇〇だと思ってプロジェクトを進めていくと思わぬところで認識の違いが浮き彫りになり修正するのに無駄な時間を使うことになってしまいます。

その他にも例を上げると、
例えば、上司が同席するアポがあったとして上司から
「明日の提案書事前確認したいから机の上おいといて！」と軽く言われたとします。

このときに何も考えずに「わかりました」と返事するのか
「わかりました、具体的にどの部分メインに確認しますか？あと何時くらいまでにお渡しすれば確認頂けそうですか？」と質問するのだと結果的に仕事の完成度がかわります。
前者の場合、事前確認の事前がいつまでのことを指しているのか、確認がどの部分を確認するのか。ここが上司と自分の目線があっていない状態です。

これだと、提案書を渡す時間によっては上司が事前確認取れなかったり確認してもらったはいいものの結構な修正入ったりするかもしれないですよね？それを定義を確認することで、事前確認できないリスクを避け、上司が今回の商談においてどの部分が大事だと認識しているのか知ることで提案書をブラッシュアップできたり自分自身の勉強になると思います。

その他にも、社内の会議でもお客さんとの商談の場でもいいんですが
「新規顧客もっと増やしたいよね」と新規開拓が議題になったとします。

このときに

Aさん：新規=自分達の部署で今まで1度も取引したことがない

顧客 Bさん：新規=会社全体で今まで1度も取引したことがない

顧客Cさん：新規=過去の自社商品利用してから1年以上取引のあいている顧客

新規の定義が1人1人異なることもあります。この異なった状態でいくら議論をしていても話が噛み合わず時間を無駄にしてしまいます。
なぜなら定義によってやるべきことがかわるから。これを新規開拓=自分達の部署で今まで1度も取引したことがない顧客と定義付ければ参加者すべての目線もあいその後の議論も進めやすくなります。

他にも社内で他の部署の方と一緒にプロジェクト作って進めていくときにも定義を確認することでコミュニケーションロスを減らすことができます。同じ社内でも部署が違うと、同じ用語でも若干認識が違ったりするケースありますよね？それって結構危険です。

で、それを解決するためには今日のテーマである

言葉の定義を確認する

これが必要になるんです。

どうやって言葉の定義を確認するのか。

言葉の定義確認するって慣れてない人には結構難しいかもしれないです。
定義確認するために「新規開拓ってどういう意味ですか？」って質問したら受けてからすると、こいつやべーって印象を持たれてマイナスになってしまうので笑

そこで今回は、ぼくがやってるやり方紹介しますね。
僕は気になる言葉が出てきたら下記の質問をしています。

この他にも確認しようと思えば細かなの結構あるんですが
この4つを共通認識持てればコミュニケーションのズレは早々起こりません。

恋愛相談を例にしてケーススタディしてみましょう

友達から「なんかいい人いない？」とみたいな相談されたときに

①主語：誰に紹介したらいいのか（相談者本人なのか、相談者の友人なのか）

②範囲：何歳くらいまでの人がいいのか

③時間：クリスマスとかイベントに向けていい人見つけたいのか、焦ってないけどいい人いたら。なのか

④深さ、質：どんな容姿でどんな性格がいいのか　

このように不足している部分をヒアリングしていくと相手と自分で目線が合っていきます。上記①-④のどれかが抜けてるとなんか話が噛み合わないな。。。となってしまいます。

日々のトレーニング

読んで確かに！と思うだけでは意味ありません、

実際に行動してはじめて意味があります

ということで今回もLet’s Challengeということで宿題です。

「それって〇〇ってこと？」と質問して定義を確認する習慣をつけましょう！
※〇〇の部分に先程の1-4を当て込みましょう

もうどんな場面でもいいです。

友人から「ラーメン食べいこうぜ！」って言われたら
「いいね、何ラーメン食べる？」でもいいですし

奥さんから「牛乳飼ってきて」と言われたら
「わかった！どのメーカーのがいい？」でもOKなのでとにかく確認する癖をつけていきましょう